إدارة المخزون تُعدّ من أهم الجوانب التي يحتاجها أي نشاط تجاري، سواء كان صغيرًا أو متوسط الحجم. ولأننا نبحث دائمًا عن الحلول البسيطة والفعّالة، فإن استخدام برنامج Excel لإنشاء نموذج أمين مخزون بسيط يمكن أن يكون الخيار المثالي. في هذا المقال، سنتعرف على كيفية إنشاء نموذج يتكون من ثلاث أوراق عمل أساسية: المخزون، الحركة (الوارد والمنصرف)، والتقارير. دعونا نتعمق في التفاصيل خطوة بخطوة.
-
إنشاء ورقة عمل “المخزون”
ورقة العمل الأولى هي أساس النظام؛ فهي تحتوي على بيانات المنتجات المخزنة.
الخطوات:
إنشاء الأعمدة الأساسية: قم بإدراج الأعمدة التالية:
- رمز المنتج: لتعريف كل منتج برمز فريد.
- اسم المنتج: اسم واضح لكل منتج.
- الوصف: لتوضيح معلومات إضافية عن المنتج (اختياري).
- الكمية المتوفرة: تُحدث تلقائيًا بناءً على المعاملات في ورقة “الحركة”.
- سعر الوحدة: تكلفة الوحدة الواحدة لكل منتج.
- إجمالي القيمة: حاصل ضرب الكمية المتوفرة في سعر الوحدة.
المعادلات المستخدمة:
لإجمالي القيمة:=D2*E2حيث D2 هو العمود الخاص بالكمية المتوفرة وE2 هو سعر الوحدة.
التنسيق:
قم بتنسيق الخلايا لاستخدام العملة المحلية.
ضع حدودًا لتوضيح الأعمدة وجعلها سهلة القراءة.
-
إنشاء ورقة عمل “الحركة” (الوارد والمنصرف)
ورقة “الحركة” تُعدّ لوحة التحكم لتسجيل المعاملات اليومية، سواء كانت عمليات توريد منتجات إلى المخزون أو صرفها.
الخطوات:
إنشاء الأعمدة الأساسية:
التاريخ: تاريخ العملية.
رمز المنتج: يُربط مع ورقة “المخزون”.
اسم المنتج: يتم جلبه تلقائيًا بناءً على رمز المنتج.
الوارد: الكمية المضافة إلى المخزون.
المنصرف: الكمية التي تم صرفها.
المعادلات المستخدمة:
لجلب اسم المنتج تلقائيًا:
VLOOKUP(B2,المخزون!$A$2:$B$100,2,FALSE)
حيث B2 هو رمز المنتج.
التنسيق:
استخدم تنسيقات التاريخ لتسهيل قراءة البيانات.
قم بإضافة القوائم المنسدلة في عمود رمز المنتج لتجنب الأخطاء.
-
إنشاء ورقة عمل “التقارير”
ورقة “التقارير” هي المكان الذي يتم فيه عرض ملخص للبيانات بشكل واضح ومنظم لتتبع المخزون وحركة المنتجات.
الخطوات:
إنشاء التقارير الأساسية:
إجمالي الوارد: مجموع الكميات الواردة لجميع المنتجات.
إجمالي المنصرف: مجموع الكميات المصروفة لجميع المنتجات.
الكمية المتوفرة: الفرق بين الوارد والمنصرف.
المعادلات المستخدمة:
لإجمالي الوارد:
SUM(الحركة!D2:D100)
لإجمالي المنصرف:
SUM(الحركة!E2:E100)
للكمية المتوفرة لكل منتج:
SUMIF(الحركة!$B$2:$B$100,المخزون!A2,الحركة!$D$2:$D$100) – SUMIF(الحركة!$B$2:$B$100,المخزون!A2,الحركة!$E$2:$E$100)
إضافة الرسوم البيانية:
قم بإنشاء مخططات بيانية تُظهر حركة المخزون (الوارد والمنصرف).
استخدم مخطط الأعمدة أو المخطط الدائري لتوضيح الفروق بين المنتجات المختلفة.
نصائح لتحسين تجربة المستخدم:
استخدام الحماية بكلمة مرور: لحماية أوراق العمل من التعديلات غير المرغوب فيها.
إضافة قائمة منسدلة: لتقليل الأخطاء في إدخال البيانات، خاصة في ورقة “الحركة”.
التحديث الدوري: تأكد من تحديث البيانات بشكل منتظم لضمان دقة التقارير.
أهمية هذا النموذج
هذا النموذج البسيط يجمع بين الكفاءة وسهولة الاستخدام، مما يجعله مناسبًا لأصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة الذين يحتاجون إلى أداة مرنة لإدارة المخزون. باستخدام ثلاث أوراق عمل فقط، يمكنك تتبع المخزون بشكل دقيق دون الحاجة إلى برامج معقدة.
شاهد الفيديو يشرح النموذج